Immer noch gibt es viele Firmen, die seit Jahren mit Excel-Listen arbeiten und die Einführung eines CRM Systems scheuen. „Warum sollen wir den Aufwand und die Kosten von einem (neuen) CRM System auf uns nehmen? Es geht doch auch so.“ Doch dieser Trugschluss kann teuer werden.

Wie viel darf ein CRM System kosten?

Haben Sie sich auch schon gefragt, ob sich die Kosten für ein CRM-System für Sie rechnen? Oder weshalb Sie in ein neues CRM investieren sollen, obwohl doch alles bisher auch so funktioniert?

Ein CRM, dass Sie so wie es früher üblich war, gekauft haben und seit Jahren kein Upgrade mehr erhalten hat, mag vielleicht basismäßig funktionieren. Aber eventuell hat es keine aktuellen Features, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Vor einigen Jahren habe ich bei einer Firma im Vertrieb gearbeitet, die ein veraltetes CRM im Einsatz hatte. Ich hatte meine tägliche To-Do-Liste, alle Informationen zum Ansprechpartner und zur Firma sowie meine Kontakthistorie vor mir, so dass die Basis-Funktionen vorhanden waren. Es war jedoch nicht möglich, diese Informationen automatisch in die Forecast-Liste zu übertragen, die alle Vertriebsmitarbeiter wöchentlich für das Meeting mit den Consultants und den Geschäftsführern aktualisiert haben. Hierfür gab es immer noch eine extra Excel-Liste.

Das erste Problem, das immer wieder auftrat: Immer, wenn ich die Liste bearbeiten wollte, war gerade einer meiner Kollegin drin. Absprachen und Unterbrechungen waren dadurch in der Arbeit notwendig . Das zweite Problem bestand darin, dass das Meeting auch gerne mal um ein oder zwei Tage verschoben wurde. Die eingetragenen Informationen waren also schon wieder hinfällig. Denn in der Zwischenzeit ging das tägliche Geschäft weiter. D.h. einer der Kunden wurde angerufen oder hat eine Mitteilung gesendet, so dass sich der Status schon wieder geändert hat. Dies konnte auch schon ohne Verschieben des Meetings am selben Tag kurz zuvor stattfinden. Da die Bearbeitung aller Kunden und Interessenten in Bezug auf die zu füllenden Felder: „letzter Kontakt“, „voraussichtliches Abschlussdatum“, „Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses“, “nächste geplante Aufgabe” usw. aber einige Stunden in Anspruch genommen hat, haben alle diese Liste schon am Vortag bearbeitet.

Auch der Nicht-Einsatz von einem CRM System birgt Kosten.

Auch ein veraltetes CRM System kostet

Ein einfaches Rechenbeispiel, was nur diese Excel-Liste statt eines Upgrades des CRMs die Firma kostet: Bei drei Vertriebsmitarbeitern, die pro Stunde alles in allem ca. 40 Euro kosten und die jeweils durchschnittlich vier Stunden die Liste aktualisiert haben, sind dies 3 x 4 x 40 Euro = 480 Euro. Bei ca. 50 im Jahr stattfindenden Forecast-Meetings kommt man hier auf den stattlichen Betrag von 24.000 Euro jährlich. Darin nicht inkludiert sind die zusätzlichen Aufwände für die verschobenen Meetings, Übertragungsfehler, versehentlich was vergessen usw.

Wie hoch dürfen die CRM System Kosten bei Ihnen sein?

Hier sind dies wie gezeigt „nur“ Zusatzkosten in Bezug auf eine einzige Excel-Liste, die bereits am ersten Tag nach Erstellung an Wert verloren hat. Würde man dagegen bei einer Firma rechnen, die noch gänzlich ohne CRM arbeitet, so kann man die Hälfte der Zeit der Vertriebsmitarbeiter ansetzen, die sie für die Organisation ihrer Arbeit zusätzlich brauchen: 3 (Vertriebsmitarbeiter) x 1000 (Hälfte der Arbeitsstunden) x 40 Euro (Stundensatz) = 360.000 Euro. Darin sind nicht die Kunden eingerechnet, die sie verlieren, da doch etwas untergehen kann ohne CRM-System. Sie sehen: die Kosten für ein CRM-System sind dagegen minimal. Rechnen Sie die Kosten einfach mit Ihren Zahlen durch, und vergleichen Sie.

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Autor: Verena Guter, Sales Consultant beim Cloud-Office.center