Arbeiten von wo und wann man will? Immer mehr Unternehmen fördern die Flexibilität ihrer Angestellten mit innovativen Arbeitsplatzkonzepten und Home Office. Mobilität ist ein zentrales Anliegen unsere Gesellschaft. Wir sind oft und viel unterwegs. Sei dies in der Freizeit, im Urlaub oder bei der Arbeit. Die klassische Aufteilung – hier Wohnort, da Arbeitsplatz – verliert zunehmend an Bedeutung. Hinzu kommt, dass auch unternehmerische Organisationsformen, wie wir sie von früher kennen, mit der Zeit immer mehr aufgeweicht werden. Das Business wird mobil. Mobile Working soll das kreative Potenzial der Mitarbeiter erhöhen und stellt dabei das Management vor neue Herausforderungen. Damit diese nicht zu Risiken werden, sind Regelungen zum Datenschutz und die richtige Software elementar. Wichtige Voraussetzung dabei ist die Bereitstellung passender Cloud Software zum Mobilen Arbeiten.

Mobile Working

Cloud Software für Mobile Work. Mit diesem Whitepaper zur Auswahl von Unternehmenssoftware finden Sie die richtige Lösung für Mobile Working.

Nach einer Analyse des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) vom November 2019 bietet etwa jedes vierte Unternehmen die Möglichkeit, mobil oder im Home Office zu arbeiten. Unter den Arbeitnehmern steigt dabei auch die Nutzung von mobiler Arbeit stetig an und gilt als Trend. Gesellschaft & Politik diskutieren nicht erst seit der Covid-19-Pandemie in diesem Jahr, ob das flexible Mobile Working gut oder schlecht ist. Man ist sich Uneins welche Folgen die rasant fortschreitende Digitalisierung für die Zukunft der Arbeit bzw. das Arbeiten der Zukunft hat. Einig ist man sich seit dem Corona-Lockdown, dass das Thema Mobile Working eine immer größere Rolle in Jobs spielt. Bereits heute arbeiten mehr Menschen mobil und von Zuhause als von einem stationären Arbeitsplatz aus.

Das Bild zeigen auch aktuelle News: Unter anderem belegt das auch eine aktuelle Studie, die am Fachbereich der Wirtschafts- und Organisationspsychologie an der HTW in Berlin durchgeführt wurde. Laut Studie arbeiten 54 Prozent der Arbeitenden in Deutschland jeden Tag ausschließlich oder teilweise mobil und nutzen dabei Laptops, Tablets und Smartphones als bevorzugte Hardware um auf Daten und Informationen zugreifen zu können.

Die Mehrheit der Mitarbeiter arbeitet dabei allerdings eher von Zuhause aus. Die Möglichkeit Home Office im Job zu machen, bietet viele Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, wenn Unternehmen die Grundlagen und Voraussetzungen für ihre Mitarbeiter schaffen und ihnen Tipps geben: Moderne IT- und Kommunikationsmittel ermöglichen allen Beschäftigten orts- und zeitunabhängiges Arbeiten. Mitarbeitende können so ihre Work-Life-Balance besser auf Beruf und Familie abstimmen. Unternehmen profitieren währenddessen von flexibler, zeitnaher Verfügbarkeit der Arbeitskräfte.

Mobile Work vs. Home Office

Home Office, Heimarbeit, Telearbeit oder Mobile Work – wenn man nicht an seinem festen Arbeitsplatz arbeitet, dann ist man im Home Office, oder? Ganz so einfach ist die Unterscheidung jedoch nicht, denn es gibt durchaus Unterschiede zwischen den einzelnen mobilen Begriffen. Der Begriff Telearbeit bezeichnet per Definition das, was man landläufig unter Homeoffice versteht: das ortsgebundene Arbeiten von zu Hause aus. Es handelt sich um vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten. Der Arbeitgeber hat für sie eine wöchentliche Arbeitszeit vereinbart und die Dauer der Einrichtung festgelegt. Zudem ist der Arbeitgeber oder Chef dafür verantwortlich, dass in den Privaträumen Mobiliar und Arbeitsmittel bereitgestellt und installiert sind und übernimmt dafür die Kosten.

Mobiles Arbeiten oder Mobile Working dagegen meint, dass Beschäftigte ihre Arbeit zeitweise an beliebigen Orten erledigen können und dafür keinen festen Arbeitsplatz im Unternehmen brauchen – also zum Beispiel mal beim Kunden, mal vom Restaurant aus, während einer Reise in der Bahn oder eben auch von zu Hause aus. Arbeitsort und Arbeitszeit variieren. Im Unterschied zu Telearbeit ist mobiles Arbeiten aber nicht weiter gesetzlich definiert und es gibt keine weiteren Regelungen.

Arbeitsschutz

Insbesondere beim Arbeitsschutz und Recht wird die Unterscheidung zwischen Homeoffice und Mobile Office relevant. Wenn der Arbeitgeber einen Homeoffice-Arbeitsplatz einrichtet, muss er dafür Sorge tragen, dass dieser den Anforderungen des Arbeitsschutzes genügt. Im Mobile Office dagegen beschränken sich die Pflichten des Arbeitgebers hinsichtlich des Arbeitsschutzes auf die Unterweisung zu Sicherheitsrisiken und die Bereitstellung von Arbeitsmitteln, von denen keine Gefährdungen für den Arbeitnehmer ausgehen. Auch der Arbeitnehmer selbst ist gefordert: Er muss dem Arbeitgeber bestehende Risiken mitteilen und die im Arbeitsvertrag beschriebenen Regeln zum Datenschutz beachten. Es empfiehlt sich für Führungskräfte, die Betriebsvereinbarung entsprechend zu erweitern, um Klarheit zu schaffen und keine Nachteile zu erfahren.

Mobile Working in der Praxis

Neben der passenden Hardware, wie dem Computer, gehört vor allem die entsprechende Software zu den Voraussetzungen, die Mobile Working erst ermöglichen. Verfügbarkeit aller Daten ist dabei das Zauberwort für mobile Work. Dank flächendeckender (und leistungsfähiger) Mobilfunk- bzw. WLAN-Netze ist diese oftmals gegeben. Die zu früheren Zeiten gefürchteten Funklöcher sind inzwischen derart selten geworden, dass man dieses Problem faktisch ausschließen kann. Zudem werden moderne Cloud-Lösungen im Internet in hochverfügbaren Rechenzentren betrieben, welche einen Rund-um-die-Uhr-Service gewährleisten. Denn nur wenn alle Beschäftigten auf Informationen und Daten zugreifen können, wird der Betrieb gewährleistet. Wie sieht so ein mobiles Büro in der Praxis aus? Die Frage, die man sich bei Mobile Working immer stellen sollte, ist also: Welche Cloud Software für Mobile Work sorgt für den besten Nutzen.

Wir vom Cloud-Office.center sprechen gerne von der digitalen Dreifaltigkeit, die es braucht, um heute als agiles Unternehmen das Thema Mobile Working zu unterstützen, und die Risiken bei den Kosten gering zu halten.

Welche Lösungen gehören zur digitalen Dreifaltigkeit?

Mobile Working und Home Office braucht Software zur Abwicklung der kaufmännischen Geschäftsprozesse.
Mobile Work und Homeoffice braucht Software zur internen und externen Kommunikation
Mobile Working und Home Office braucht Software für den digitalen Verkauf

Software zur Abwicklung der kaufmännischen Geschäftsprozesse im (virtuellen / digitalen) Büro

Das Erstellen von Angeboten, Aufträge und Rechnungen sind in Firmen Routineabläufe. Kaufmännische Software gibt diesen Abläufen einen Rahmen, so dass alles präzise, übersichtlich und effizient läuft. Darüber hinaus existieren weiter Prozesse und Abläufe im Betrieb, die es zu koordinieren gibt. Gerade wenn die Möglichkeit von Mobile Working besteht, muss eine Software die Kontrolle über diese Prozesse haben. So läuft nichts aus dem Ruder und die Risiken bleiben gering. Solche ERP-Software muss nicht erst seit diesem Jahr und der Corona Krise zwingend Cloud Software sein bzw. aus der Cloud kommen. Nur so kann der Zugriff auf sämtliche Dokumente von überall aus gewährleistet werden. Die wichtigsten Faktoren von guter Cloud ERP Software, so wird oft diese Art von kaufmännischer Software auch genannt sind:

  • benutzerfreundlich
  • zukunftsfähig
  • modular

Am Beispiel des myfactory Cloud ERP können Sie genau diese Eigenschaften sehen. Daher ist für viele Kunden die myfactory-Lösung die optimale Unternehmens-Plattform für die Anforderungen im virtuellen und digitalen Büro.

Software zur Kommunikation unternehmensintern, mit Kunden und Lieferanten

Kommunikation ist im Home Office und für mobiles Arbeiten extrem wichtig. Deswegen ist es wichtig den Mitarbeitern eine einfache aber funktionsreiche Kommunikations-Plattform zur Verfügung zu stellen mit der alle Beteiligten auch remote erreicht werden und effizient arbeiten können. Das betrifft sowohl die interne Kommunikation mit Mitarbeitern und Kollegen als die Externe mit Kunden oder Dienstleistern. Die Software muss dabei folgende wichtige Eigenschaften haben:

Damit immer und von überall aus kommuniziert werden kann, braucht es hier eine Telefonanlage aus der Cloud, die diesen Eigenschaften gerecht wird. Die gesamte Kommunikation mit Kollegen und Kunden läuft dabei über ein einheitliches System. Mit der Cloud Software von 3CX kann dies einfach und kostengünstig aufgebaut und betrieben werden.

Software für der den digitalen Verkauf im Web bzw. Online

Es gibt viele Gründe warum immer mehr Unternehmen Produkte, Artikel und Dienstleistungen online verkaufen. Neben der Digitalisierung von Prozessen (Platz 1) sind auch grundsätzliche Umsatzsteigerungen (Platz 2) ein Grund. Aber auch die Erschließung neuer Kundengruppen (Platz 3) ist ein Grund für den digitalen Verkauf im Web bzw. Online. So eine Statistik von Statistia. Es gibt Unternehmen, die gar keine Geschäftsräume mehr besitzen und alles via Mobile Working und Home Office erledigen. Die Arbeit findet entweder Zuhause am Schreibtisch in der privaten Wohnung statt oder von unterwegs.

Was es hier braucht, ist Cloud Software, die folgendes leisten kann:

  • einfache Content-Pflege für die Webseite
  • Automatisierung von Marketing-Aktionen wie Newsletter & Co.
  • Integration in die Warenwirtschaft

Digitaler Verkauf als Königsdisziplin

Der digitale Verkauf ist die Königsdisziplin in der Digitalisierung. Warum? Weil hier oft nicht genügend Wissen im Unternehmen vorliegt. Doch der richtige Digitalisierungspartner wie wie, unterstützt Sie nicht nur mit passender Cloud Software, sondern auch mit entsprechender Beratung und konkreten Marketing-Leistungen.

Was Sie für den digitalen Verkauf brauchen ist:

(*) Wenn Sie sich fragen, warum wir beim Webshop nichts verlinkt haben? Nun, das liegt an der Herausforderung, dass ein Shop immer ein wenig ein Maßanzug sein sollte. Es gibt natürlich Systeme von der Stange, wie beispielsweise Woocommerce, Shopware oder den bereits integrierten Webshop von myfactory. Wir haben aber die Erfahrung gemacht, dass der größte Kauferfolg im individuellen Webshop liegt. Aber: Starten wir klein, mit einem Shop von der Stange. Wenn sich dann der Online-Erfolg einstellt – und das wird er – dann entwickeln wir zusammen die Online-Verkaufsmaschine und steigern so die weiter die Online-Umsätze!

Auf dem neusten Stand bleiben…

Vorteile von Mobile Working: mehr Selbstbestimmung und Arbeitszufriedenheit

Während Start-ups oft gut mit der Volatilität der digitalisierten Arbeitswelt umgehen und neue Trends schnell umsetzen, tun sich kleine und mittelständische Unternehmen schwerer mit Veränderung. Das Mobile Working erfordert vor allem auch ein Umdenken von den Entscheidern. Vertrauen ist ein entscheidender Faktor bei Home Office & Co.

Das mobile Arbeiten bietet aber noch viel mehr Potenziale:

  • Flexibilität
  • modernes Arbeitsumfeld
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Werden diese Potenziale durch entsprechende Cloud Software entfaltet steigert dies dies deutlich die Arbeitszufriedenheit: Laut oben genannter Studie mit über 67 Prozent der Befragten. Kommen Unternehmer dem Wunsch ihrer Mitarbeiter nach mehr Flexibilität nach, werden sie zudem laut Statistik mit deutlich weniger Krankheitstagen belohnt. Wie finden Sie das? Zeit sich zum Thema beraten zu lassen. Nutzen Sie dazu unsere kostenfreie Einkaufsberatung:

Beiträge zum Thema Mobile Working: