Digitalisierung, Industrie 4.0 und IoT machen auch nicht vor den Themen Enterprise-Resource-Planning (ERP), Customer-Relationship-Management (CRM) und Warenwirtschaft halt. Für alle diese Bereiche gibt es entsprechende Unternehmenssoftware. Woran man erkennt, dass man in diesen Gewässern mit veralteter Unternehmenssoftware unterwegs ist, verraten diese 5 Anzeichen.

5 Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware

Anzeichen 1: Doppelte Datenhaltung – mehrere Softwarelösungen beinhalten die gleichen Daten

Man stelle sich die Situation vor: Zwei Kapitäne haben auf einem Schiff das gemeinsame Kommando. Wie wäre die Situation zu lösen, damit das Schiff ans Ziel kommt: Nur mit enormen Abstimmungsbedarf!

Dieses Bild, übertragen auf Unternehmen, beschreibt den Einsatz mehrerer Softwarelösungen – oft auch Excel-Listen – welche identische Daten beinhalten. Der Konflikt besteht im Abstimmungsbedarf zwischen den Programmen und Listen. Datenänderungen in dem einen System müssen auch in dem anderen Programm nachgepflegt werden. Welcher Datenstand aktueller ist, ist oft nicht klar. Neuere Daten werden mit älteren Informationen überschrieben. Mitarbeiter-Ressourcen für diesen Abgleich werden unnötig verschwendet.

Gerade wenn getrennte CRM- und ERP-Systeme in Betrieb sind, entstehen Ressourcenverschwendungen. Warum werden separate Systeme eingesetzt? Alte Warenwirtschaftssysteme haben kein CRM-Modul. Für das Kundenbeziehungsmanagement wird ein eigenes Programm angeschafft und schon hat man zwei (Daten-)Kapitäne im eigenen Unternehmen. Klar ist: Doppelte Datenhaltung ist ein klares Zeichen für eine veraltete Unternehmenslösung, eine integrierte CRM- und ERP-Lösung ist notwendig.

 

Anzeichen 2: Fehlende Schnittstellen – Doppelte Datenerfassung in mehreren Systemen

Auf einem Schiff müssen Prozesse effizient und sicher ablaufen um Schiff, Passagiere oder Ladung nicht zu gefährden.

Gleiches gilt auch im Unternehmen, wenn mehrere Softwaresysteme für einen Geschäftsprozess notwendig sind. Dies ist bei komplexen und aufwändigen Geschäftsprozessen denkbar. Spezial-Software für einzelne Bereiche sind dann dementsprechend die Alternative zu aufwändigen Sonderprogrammierungen in einem Programm. Der Prozessablauf muss aber auch hier effizient und sicher ablaufen. Dies ist nicht gewährleistet, wenn die Programme nicht über Schnittstellen kommunizieren können. Daten müssen in die Systeme mehrfach eingegeben werden. Dies erhöht natürlich den Arbeitsaufwand und erzeugt Falscheingaben.

Manuelle Datenübertragung verlangsamt den Geschäftsprozess, erzeugt Fehlinformationen durch Tippfehler oder durch in der Zwischenzeit geänderten Informationen. Solch eine Situation ist ein Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware im Unternehmen. Moderne Lösungen besitzen ausreichend Schnittstellen, durch die eine automatisierte Kommunikation stattfindet. Automatisierung über Schnittstellen erhöht die Prozess- und Datenqualität, die Geschwindigkeit des Geschäftsprozesses und reduziert Arbeitsaufwand im Unternehmen.

 

Anzeichen 3: Veraltetes Datenbanksystem – Wartung und Lauffähigkeit treibt EDV-Kosten in die Höhe

Aus Nostalgie alte Dinge zu sammeln ist eine schöne Sache, aber in rauen Gewässern mit einem alten Kahn rumschippern ist gefährlich. Man braucht daher eine spezielle Crew, die das Schiff gut führt und am Laufen hält. Die Unterhaltskosten für einen solchen Nostalgie-Luxus können nämlich schnell die Finanzen belasten.

Ebenso verhält es sich mit veralteten Datenbanksystemen für Ihre Unternehmenssoftware. Denn alte Software ist oft nur auf alten Servern lauffähig. Die eingesparten Kosten für ein Update werden schnell für die aufwändige Instandhaltung der Altsysteme ausgegeben. Teure Spezialisten erhöhen das IT-Budget, die für die Wartung notwendig sind. Sicherheitslücken in den alten Programmen gefährden die Datensicherheit. Wenn EDV-Kosten durch hohe Wartungsgebühren hochgetrieben werden, so ist das ein Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware.

Auch zeitgemäße Software erzeugt Softwarepflegegebühren. Diese liegen aber in aller Regel preislich unter der Wartung für veraltete Software. Regelmäßige Updates oder eine Neuanschaffung spart langfristig Geld.

 

Anzeichen 4: Kein mobiler Datenzugriff –Smart Working ist für Mitarbeiter nicht möglich

Flexibilität ist auch in der Schiffslogistik gefragt. So hat ein holländisches Unternehmen faltbare Container entwickelt, mit denen man Leertransporte effizienter gestalten kann. Diese 4FOLD-Container können dann bei Rücktransporten zusammengeklappt werden und sparen so 75% an Volumen ein.

Eine Unternehmenslösung sollte daher auch diese Anpassungsfähigkeit aufweisen. Smart Working hält in die Arbeitswelt Einzug und fordert eine entsprechende Flexibilität. Das Arbeiten von unterwegs oder zu Hause muss für Mitarbeiter über Mobile Apps oder Weboberflächen möglich sein. Wenn die Software dies nicht ermöglicht, ist dies ein Anzeichen für veraltete Unternehmenssoftware.

 

Anzeichen 5: Performance Probleme – Geschäftsprozesse verzögern sich, da Unternehmenssoftware hängt

Beim Antrieb von Schiffen kann man auf den unkalkulierbaren Wind setzen, oder auf motorisierten Antrieb. Wenn es um Zeit und präzisere Planung geht, ist ein starker Motor dem Segel vorzuziehen. Mit einem Segelschiff dauert die Reise meist länger.

Den gleichen Einfluss haben jedoch auch Performance Probleme in der Unternehmenssoftware auf den Betrieb. Datenspeicherprozesse dauern länger, Mitarbeiter müssen länger bleiben und Ware wird wegen den langsamen EDV-Prozessen nicht schnell genug versendet. Dies ist ein Anzeichen, dass die Unternehmenssoftware veraltet ist und eine Neuanschaffung sinnvoll. Mit neuer Software können Performance Probleme eliminiert und Geschäftsprozesse optimiert werden. Ein Beispiel: Rechnungen automatisch elektronisch versenden.

 

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